Werkbezoek MKW aan Shared Service Center Trevin

18 juli 2011

Op 22 juni 2011 heeft het MKW een bezoek gebracht aan het Shared Service Centre (SSC) Trevin in Alkmaar.

Bij het werkbezoek waren ook Yolanda Winkelhorst en Jan Boeve aanwezig als afgevaardigden van het aedes bestuur. Het bezoek past in een reeks van bijeenkomsten waarin het MKW zich oriënteert op aansprekende samenwerkingsvormen die kansen bieden voor leden.

Achtergronden en doelstelling Trevin
Pierre Sponselee is directeur bestuurder van Woonwaard Alkmaar en een van de initiatiefnemers van het SSC Trevin dat in 2010 als coöperatie is opgericht. Woonwaard (14000 vhe) is een regionaal werkende woningcorporatie in de regio Alkmaar en heeft onder het motto Kracht door Verbinding actief samenwerking gezocht met zes andere corporaties. Binnen deze regionale samenwerking bepaalt het specifieke vraagstuk, bijvoorbeeld de huisvesting van MOE-landers of Duurzaamheid de precieze regio en schaal waarop wordt samengewerkt. Binnen het samenwerkingsverband van de zes corporaties hebben IntermarisHoeksteen (13000vhe) Wooncompagnie (13000 vhe) en Woonwaard ongeveer dezelfde schaalgrootte en vergelijkbare ambities.

Trevin verzorgt
1. Inkoopprojecten
2. Ontwikkelen inkoopprocessen en -middelen
3. Ontwikkelen organisatie en mensen

Nulmeting Trevin 2010
- 110 mln euro inkoopomzet excl. nieuwbouw en ontwikkeling
- 40.000 vhe
- 2100 leveranciers
- 40.000 facturen
- 40 verschillende inkoopcategorieën

Trevin analyseert en beoordeelt
1. de prijs (factuur)
2. de administratie en proceskosten
3. de gebruikskosten = Total Cost of Ownership

Pierre Sponselee: "Wat ons bindt, is de behoefte om bepaalde vraagstukken te willen aanpakken en oplossen. Je spreekt af dat je bepaalde dingen samen doet, maar dat betekent dus niet dat één en ander uitmondt in een fusie. Samenwerken begint met kennismaken en stapsgewijs volgen dan kennisdelen, komen tot best practices en uiteindelijk concreet samenwerken. Drie dingen tegelijk oppakken is wel heel veel werk. Beleidsinhoudelijk samenwerken is complex. Daarom hebben we eerst energie gestoken in de business, namelijk het SSC en dat blijkt een groot succes. "

Een belangrijke les die de initiatiefnemers hebben getrokken uit de samenwerking is het belang van scheiding tussen business (het SCC) en beleidsinhoudelijke zaken. In het verhaal van Trevin zijn twee lijnen door elkaar verweven, namelijk de lijn van regionale samenwerking (Kracht door Verbinding) en de lijn van een Shared Service cCenter in de vorm van een coöperatie.

"Binnen Trevin zit een zakelijke plicht en de samenwerking op gebied van beleidsuitwisseling is zachter", aldus Sponselee. Het is het verhaal van een trainee, zo stelt hij, waarvan wel eens wordt gezegd dat het 'een slechte investering is, omdat een trainee na drie jaar weer weg is'. Sponselee vindt dat onzin, want het gaat er juist om wat de trainee in drie jaar oplevert! Daarom pleit hij er ook voor niet teveel te praten over verlies, maar veel meer over de winst van samenwerking.

Op de vraag of het SSC even goed zou werken als je samenwerkt met corporaties van heel verschillende grootte antwoordt Sponselee: "Dat zou zeker kunnen, sowieso als afnemers van diensten (tegen btw) of als partner, want je betaalt naar rato. Voor wat betreft het beleidsinhoudelijke deel geldt dat je als kleine corporatie nog veel meer keuzes moet maken waar je wel of niet voor kiest."

Bij de initiatiefnemers heeft de start van Trevin tot inspiratie, groei in professionaliteit en nieuwe inzichten ten opzichte van elkaar geleid. Door efficiëntievoordelen en een grotere mate van doelmatigheid zijn inkoopresultaten sterk verbeterd.

Lessons learned
Onder het motto van First things First wordt het grote belang van het aanbrengen van focus bij samenwerking genoemd. Stel vooraf vast en maak duidelijk of je samenwerking zoekt op het gebied van "werken" (delen en bundelen) of op het gebied van "doelstellingen" (coalities, allianties). Laat vervolgens de opgave, de vorm van de samenwerking bepalen.

Kies samenwerkingspartners doelbewust uit en realiseer je daarbij dat niet iedereen koste wat het kost binnenboord moet blijven en alles vanaf de start tot in detail geregeld is. Het is belangrijker dat er iets gebeurt en tot stand komt, dan dat iedereen maar mee blijft praten zonder concreet resultaat.

Bij netwerken zijn twee zaken cruciaal, namelijk gelijkwaardigheid en wederkerigheid. Uit voorbeelden die worden besproken wordt helder dat er een gemeenschappelijke en gelijke sense of urgency gevoeld moet worden. Wat deelnemers opvalt, is de bevlogenheid bij de betrokken corporaties die samenwerken binnen Trevin. "Men geeft ruimte om vanuit de gezamenlijke meerwaarde te zoeken en accepteert daarbij dat er een wederkerigheid en afhankelijkheidsrelatie ontstaat."

Geconcludeerd wordt dat bestuurders een cruciale rol spelen bij het tot stand brengen van samenwerking tussen corporaties onderling en die met andere organisaties.

Tot slot wordt opgemerkt dat Pierre Sponselee een heldere visie heeft en deze gepassioneerd en met veel inzet overdraagt en uitrolt. Trevin is een mooie resultante van dat proces. De sleutel om samenwerking, regionaal denken of bijvoorbeeld SSC's binnen de sector tot stand te brengen begint met het overbrengen van deze visie en passie op bestuurlijk niveau.

Bron: http://www.mkwplatform.nl/images/downloads/MKWbericht33juni2011_1.pdf